Ohje AIDOSTI TEHOKKAAN työpajan pitämiseen

RATKAISUJA SALAMANA

Salamaratkaisutyöpaja on tehokas työpaja ongelmanratkaisuun ja kehitysideoiden priorisointiin. Sen osallistujat ovat poikkeuksetta yllättyneitä, kuinka paljon lyhyessä ajassa saatiin aikaan. 

1. Tehokkuus perustuu siihen, että melkein kaikki työpajan tehtävät tehdään “yksin yhdessä”, kokonaan ilman kokouksille tyypillisiä pitkiä puheita.

2. Monista ideointityöpajoista ratkaisutyöpaja eroaa siten, että lopuksi arvioidaan parhaiden ratkaisujen vaikuttavuutta ja vaivaa nelikentässä.

3. Tämän jälkeen tehdään vielä toimintasuunnitelma 2 kahden viikon kokeilulle.

YKSIN YHDESSÄ

Ensiksi osallistujille kerrotaan työpajan säännöt: työskentely tapahtuu pääasiassa ääneti, ja kuhunkin osioon on varattu melko lyhyt aika, joka kellotetaan (osiot ovat 5–10 minuutin mittaisia).

Työpajassa ei pidetä puheita, vaan osallistujat kirjoittavat ajatuksia virtuaalisille muistilapuille. Kaikki lukevat koko porukan ideat ja laittavat ne mieleiseensä tärkeysjärjestykseen. Tästä seuraa, että äänekkäimmät eivät dominoi keskustelua ja jokaisen omille ajatuksille on tilaa – yksin yhdessä.

1. KIPUPISTEIDEN VALINTA

Työpajalle on valittu aihe. Esimerkiksi “etätyön sujuminen”. Ensimmäisessä tehtävässä pohditaan mitkä asiat edistävät etätyössä suoriutumista, siis mitkä asiat toimivat nyt hyvin. Jokainen kirjaa ajatuksiaan muistilapuille, yksi asia per lappu. Aloitetaan positiivisesta!

Tämän jälkeen osallistujat kirjoittavat muistilapuille esteitä, hidasteita ja kipupisteitä. 

Määräajan päätyttyä kaikki lukevat toistensa ajatukset. Jos lappuja on paljon, ne voidaan tässä vaiheessa jakaa summittaisiin kategorioihin. “Viestintä”, “kokoukset”, “vastuualueet” tai vastaavaa.

2. “KUINKA VOISIMME…”

Sitten jokainen osallistuja saa kahdeksan (virtuaalista) äänestystarraa. Osallistujat äänestävät mielestään oleellisimpia tai kiireellisimpiä ongelmakohtia. Äänet laitetaan muistilappuun ja ne voi jakaa lapuille täysin haluamallaan tavalla.

Eniten ääniä saaneet kipupisteet (3-5) valitaan, muut laput siirretään syrjään. 

Jäljelle jäänet ongelmat kirjoitetaan uusiksi ratkaisukeskeiseen muotoon (“Kuinka voisimme…”). 

“Hukun viesteihin ja osa viesteistä on melko turhia” voisi muokata vaikkapa muotoon “Kuinka voisimme vähentää viestejä ja erottaa paremmin niistä tärkeimmät”. “Toimistossa on liikaa hälinää” voitaisiin kirjata muotoon “Kuinka voisimme vähentää toimiston hälyä”.

3. PALJON RATKAISUJA

Kun ongelmat on kirjattu “Kuinka voisimme”-muotoon, ryhtyy ryhmä ideoimaan ratkaisuja niihin. Ratkaisuja on hyvä kannustaa tuottamaan mahdollisimman paljon ja ilman sensuuria. Kannattaa kirjoittaa ylös niin itsestäänselvät kuin utopistisetkin ideat. Valintaa tehdään vasta seuraavassa vaiheessa. 

(Ryhmää voi esimerkiksi pyytää kirjoittamaan vähintään 15 ideaa, ja vasta lopuksi pyytää jokaista tuomaan valkotaululle ideoista 10 omasta mielestään tärkeintä.)

Fasilitaattori voi poistaa laput, joiden ajatus on jo toisessa lapussa. Tämän jälkeen kaikki lukevat toistensa ajatukset. Keskustelu ei ole tässäkään vaiheessa sallittua, vaikka houkutus olisikin kova. 

Sitten osallistujat äänestävät mielestään parhaita tai kokeilemisen arvoisia ratkaisuja (10 äänestystarraa jokaiselle).

4. PRIORISOINTI

Fasilitaattori poistaa laput, joissa ei ole ääniä. Muut laput järjestetään äänimäärän mukaan niin, että eniten ääniä saaneet laput ovat ylimpänä. Jäljelle saa jäädä enintään 10 lappua (poista tarvittaessa ylimääräisiä alapäästä).

Nämä eniten ääniä saaneet ratkaisut luetaan ääneen ja viedään nelikenttään, jonka esimerkin näet oheisella videolla. Nelikentässä on vaaka-akselilla “vaiva” ja pystyakselilla “vaikutus”. Muistilappuja siirretään osallistujien toiveiden mukaiseen paikkaan. 

Jotta keskustelu ei ryöpsähdä valloilleen, fasilitaattori ottaa eniten ääniä saaneen lapun ja nostaa sen nelikentän keskelle: “Mietitään ratkaistavaa ongelmaa, onko tällä ratkaisulla suurempi vai pienempi vaikuttavuus, siirränkö lappua ylemmäs vai alemmas?” Ryhmää voi ohjata sanomaan vain “ylemmäs” tai “alemmas”. Kun vaikuttavuus on arvioitu, siirretään lappua vaakasuunnassa: “Vaatiiko tämän ratkaisun toteuttaminen enemmän vai vähemmän vaivaa, oikealle vai vasemmalle?”.

Ratkaisut, jotka päätyvät vasempaan ylänurkkaan eli ovat suurimman vaikutuksen mutta pienimmän vaivan ratkaisuja, ovat sellaisia, että niitä kannattaa nyt heti testata. (Muista voi todeta, että oikean ylänurkan ratkaisuista voi tehdä projektin, vasemman alanurkan lapuista tehtävän ja oikean alanurkan laput kannattaa jättää huomiotta.)

5. KOKEILU & MITTARI

Seuraavaksi sovitaan, että valittuja ratkaisuja (1–3) testataan (esimerkiksi) kahden viikon ajan. 

Sitten johdollasi tehdään toimintasuunnitelma: 1) Osallistujista muutama purkaa ratkaisun osasiin: mitä on tehtävä, esimerkiksi kolme steppiä, että ratkaisua voi testata (ostetaan, luodaan, järjestetään, tiedotetaan, kirjaudutaan jne). Sitten sovitaan 2) mikä on onnistumisen mittari ja 3) kuka kokeilusta vastaa. Valmista!

Lataa visualisointi (PDF), josta työpajan kulku hahmottuu silmäyksellä. Näet myös pari kuvaajaa, jotka auttavat osallistujia tehtävien teossa. Ensimmäisen tehtävän purjelaiva ja lopun nelikenttä).

Miro tai muu whiteboard

Nopeatahtinen työpaja tehdään kasvokkain tai etänä jollain valkotaulusovelluksella, kuten Miro-sivustolla. Alla olevalla videolla näet havainnollisesti työpajan vaiheet sekä Miron toiminnallisuuden.

Työpajasta jää hyvä fiilis, sillä:

• Jokaisen osallistujan panos on aidosti yhtä tärkeä

• Ongelmatkin muokataan ratkaistavaan kysymysmuotoon: “Kuinka voisimme…”

• Työpajan päätteeksi tiimillä on 2–3 ratkaisua, joita testataan käytännössä

Salamaratkaisupaja on nimensä mukainen: tehtävät etenevät vauhdilla ja päätöksiä syntyy kuin itsestään. Työpajan on kehittänyt berliiniläinen Design Sprinteihin erikoistunut AJ&Smart.